«HotelFinance» – wie Hoteldirektorinnen und -direktoren ruhiger schlafen
Ist die Führung eines Hotels ohne aktuell aufbereitete Zahlen möglich? Dazu gibt es in der Hotellerie unterschiedliche Ansichten. Aber Hand aufs Herz; zu wissen, wo man mit dem Umsatz und (ebenso wichtig) dem Aufwand steht, ist essenzieller Bestandteil von erfolgreicher Betriebsführung.
HotelFinance unterstützt Führungspersonen in diesem Bereich und verarbeitet Transaktionen über Nacht digital und automatisiert. Wer dem Verwaltungsrat über den Geschäftsverlauf Rechenschaft ablegen muss, ein Gespräch mit der Bank über bevorstehende Investitionen hat oder einfach dem Küchenchef aufzeigen will, wie es um seinen effizienten Mitarbeitereinsatz und die Warenrendite steht, hat Ende Monat bequem benchmark-konforme Finanzreports zur Hand.
Hotel und Treuhänder profitieren gleichermassen
HotelFinance wurde von Doris Egger (impulskompass.ch) und Melanie Fey-Eltschinger (Eltschinger & Partner AG) mit dem Ziel gegründet, die finanzielle Führung von Familien- und Individualhotels zu erleichtern und einfach und schnell branchenspezifische Auswertungen zu erhalten. Doris Egger, Treuhänderin und Hotelière, ist in den Hotels unterwegs, um Nachfolgeregelungen zu begleiten sowie administrative Workflows zu verbessern und Melanie Fey-Eltschinger unterstützt Hotels als Wirtschaftsprüferin und Beraterin. Sowohl in der Beratung als auch in den Nachfolgeplanungen fehlten jeweils die Zahlengrundlagen und damit die Voraussetzung, um überhaupt unterstützen zu können. Deshalb wurden die umfangreichen Erfahrungen aus der Hotellerie, das Treuhandwissen und die Kompetenz, Technik und Zahlen zu verbinden, in HotelFinance eingebracht.
Nach der gemeinsamen Aufbauphase konzentriert sich Melanie Fey-Eltschinger nun wieder auf Eltschinger & Partner und ihr treuhänderisches Kerngeschäft. Eltschinger & Partner bleiben Treuhand-Goldpartner von HotelFinance und profitieren weiterhin von den standardisierten und automatisierten Abläufen.
Melanie Fey-Eltschinger: «Unsere Aufgabe als Treuhänder ist es, die Hotels strategisch zu beraten und nicht, Zahlen manuell zu verarbeiten. Dank HotelFinance erfolgt die Verbuchung von Umsätzen, Banktransaktionen und Personalkosten automatisch. Dadurch erhalten wir übersichtliche, hotelspezifische Auswertungen, die das Zahlenverständnis erleichtern. So können wir effizienter mit den Hoteliers zusammenarbeiten, Problemfelder identifizieren und konkrete Lösungsansätze entwickeln.»
Frische «Aktionärs-Power»
Um das starke Wachstum bei HotelFinance aufzufangen, stiegen im November 2023 mit Michael Böhler und Thomas Häring zwei ausgewiesene und zahlenaffine Hoteliers in das Aktionariat ein. Beide brennen mit Leidenschaft für die Hotellerie und unterstützen die Vision von Hotel-Finance. Der ehemalige Banker und (noch) Hoteldirektor Häring wird ab Mitte 2024 auch operativ in das Unternehmen einsteigen. Doris Egger: «Michael und Thomas sind Unternehmer, die die Branche wie ihre Westentasche kennen. Sie bringen genau dasjenige Herzblut mit, das es braucht: Damit auch kleine, mittlere und individuelle Betriebe mit automatisierten Systemen und Reportings nach Zahlen führen können.»
Unklare Finanzen lassen schlecht schlafen
Wer kennt es nicht? Schäfchen zählen und immer wieder kommt der Gedanke: Ich hätte heute noch meine Finanzbuchhaltung nachführen und dem Treuhänder meine Akten senden sollen. Die unklare finanzielle Situation lässt manchen Hoteldirektor und manche Hoteldirektorin schlecht schlafen. Der Kostendruck und die finanzielle Unsicherheit in vielen Hotels wachsen. Betrugsfälle nehmen zu.
Thomas Häring kennt die vielfältigen Herausforderungen der Hotellerie: Energiekrise, Fachkräftemangel, Krieg in Europa, Epidemien. Als Hoteldirektor vom Hof Maran, Arosa, nutzt er HotelFinance seit eineinhalb Jahren und kennt die Vorteile: «HotelFinance verändert die Sichtweise von Hoteldirektorinnen und -direktoren auf Finanzen, indem es sie als Chance statt als Pflicht darstellt. Ich kann schnell auf Herausforderungen reagieren und Massnahmen ergreifen. Die Lösung integriert alle wichtigen Hotelanwendungen und sorgt für eine nahtlose und automatisierte Finanzbuchhaltung. Sie ermöglicht die vollautomatische Verbuchung von Umsätzen, Banktransaktionen und Personalkosten sowie effiziente Erfassung von Lieferantenrechnungen inklusive digitalisiertem Visumsprozess, und gewährt mit massgeschneiderten, übersichtlichen Auswertungen einen fundierten Einblick in die Zahlen des Betriebes.
Wer profitiert von einer digitalen Automatisierung der Finanzbuchhaltung?
Das Finanzmanagement gehört zu den Kernkompetenzen jeder Hotelière und jedes Hoteliers. Wer Klarheit über die finanzielle Situation des Hotels hat, schläft nicht nur besser, sondern kann sich auf das Wesentliche konzentrieren. Mehr Zeit für die Gästebetreuung, mehr Freiraum für die Mitarbeiterführung und damit mehr Gelassenheit für die erfolgreiche Weiterentwicklung des Betriebes.
Die Zukunft mit HotelFinance: Eine Vision voller Innovationen
HotelFinance ruht sich nicht auf seinen Lorbeeren aus. Michael Böhler: «Wir machen die Hotelführung nach Zahlen auch für Klein- und Individualbetriebe möglich, evaluieren ständig neue Tools und Möglichkeiten, wie wir den Hotels aufeinander abgestimmte Instrumente an die Hand geben können. Mit unserer Mission machen wir Finanzen einfach, entfachen eine Begeisterung für Zahlen, wodurch Hoteldirektorinnen und -direktoren eine gestärkte Entscheidungsfähigkeit gewinnen und voll und ganz für das Team und den Gast da sein können.»
Über HotelFinance
HotelFinance kombiniert jahrzehntelange Erfahrung in der Hotellerie mit innovativer Finanztechnologie. Unsere spezialisierten Lösungen adressieren die einzigartigen Herausforderungen der Hotels, indem wir ineffiziente Prozesse eliminieren und eine transparente, effiziente Finanzführung mit einem Ökosystem aus etablierten Finanz- und Hotelapplikationen ermöglichen. Unsere Kunden verlassen sich auf unser tiefgehendes Branchenwissen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und um ihr Hotel erfolgreich in die Zukunft zu führen. HotelFinance steht für Innovation, umfassendes Fachwissen und Engagement für den finanziellen Erfolg der Schweizer Hotels.
Erfolgsgeschichte Hotel Adler, Adelboden
Mathias, ihr seid seit Kurzem mit HotelFinance.ch unterwegs. Welche Veränderungen zog das mit sich?
Die Einführung von HotelFinance.ch war für uns nicht nur die Digitalisierung der Buchhaltung, sondern gab uns auch Anlass Prozesse zu optimieren, den Kontenplan zu überarbeiten und bereits bestehende Anwendungen zu überprüfen. Für uns bedeutete dies eine grosse Umstellung, doch sind im Team die Ambitionen in Richtung Zukunft spürbar. Spannend ist, dass sich bereits während des Onboardings bei den Bereichsleitenden ein steigendes Bewusstsein für den Umgang mit Rechnungen bzw. Kosten abzeichnete.
Von welchen Vorteilen bist Du besonders überzeugt?
Ich bin überzeugt, dass die Automatisierung der Prozesse unseren Alltag wesentlich erleichtert und uns mehr Zeit für Gäste und Mitarbeitende verschafft. Als leidenschaftlicher Gastgeber freue ich mich besonders darauf. Durch die neuen papierlosen Visierprozesse werden wir administrativ smarter unterwegs sein, Kosten reduzieren und weitere Sparpotenziale eruieren können. Innert Tagesfrist mit übersichtlichen Reportings zu arbeiten und diese als Führungstool zu nutzen, finde ich besonders spannend.
«Ein solch strukturiertes und koordiniertes Onboarding haben wir noch nie erlebt»
Wie habt ihr das Onboarding erlebt?
Der Digitalisierungsprozess bescherte uns in den vergangenen zwei Jahren mehrere Onboardings. Doch noch nie fühlten wir uns so gut und lösungsorientiert betreut wie mit HotelFinance.ch. Das Onboarding ist sehr gut strukturiert, die Kommunikation sehr verständlich und wohldosiert. Die Menschen hinter HotelFinance.ch wissen, was sie tun und sind die perfekten Sparring-Partner auf diesem Weg.
Kannst du bereits abschätzen, ob und wieviel Zeit du mit HotelFinance.ch einsparst, oder habt ihr euch ein Ziel gesetzt?
Ich vermute, dass wir beinahe 40 Prozent Zeit einsparen können. Unser Ziel ist es, administrativ smarter zu werden.
Welche Massnahmen hast du intern getroffen, damit einer erfolgreichen Umstellung auf HotelFinance.ch nichts mehr im Wege steht?
HotelFinance.ch ist für uns der Schritt in die Zukunft. Was bedeutet, dass sich alle Involvierten darauf einlassen müssen. In den vergangenen Wochen wurde in Meetings immer wieder über die Arbeit mit HotelFinance.ch gesprochen und die Prozesse dementsprechend angepasst. Nur so gelingt es, damit zu arbeiten.
Erfolgsgeschichte Lofthotel, Murg
Dieter, was hat sich seit dem Wechsel zu HotelFinance.ch verändert?
Durch den Visierprozess, bei welchem mehrere Augen die Rechnungen überprüfen, haben wir Sparpotentiale eruiert. Ausserdem wurden verschiedene Prozesse automatisiert, was die Effizienz in der Buchhaltung massiv erhöht.
Von welchen Vorteilen bist Du besonders überzeugt?
- Der digitale Visumprozess, wodurch das papierlose Büro Wahrheit wird
- Die direkte Anbindung der Software an die Bank
- Die vollständige Automatisierung der Prozesse
Wie hast Du das Onboarding erlebt?
Wir haben uns im November für die Einführung im Januar entschieden. Der Wechsel zur neuen Software war super, in verständlichen Schritten aufgegleist und wurde dementsprechend auch umgesetzt.
Kannst Du bereits abschätzen, ob und wieviel Zeit du mit HotelFinance.ch einsparst?
Ich vermute, wir können zirka 30 Prozent Zeit einsparen.
«Nur HotelFinance.ch konnte uns eine voll digitalisierte Finanzlösung anbieten»
Was sind die wichtigsten Punkte, für die erfolgreiche Umstellung auf HotelFinance.ch?
Man muss bereit sein, die internen Prozesse zu überdenken und diese der neuen Software anzupassen. Nur so gelingt es, die Effizienz zu steigern und den Nutzen daraus zu ziehen.